10 tips van topevents: maak je evenement groot met social media

Heb je een event gepland? Door het te promoten op social media verhoog je jouw slaagkansen aanzienlijk. Met deze 10 tips (en voorbeelden van Unbounce CTA Conference, Inbound, Web Summit, Mozcon en Content Marketing World) leg je een solide basis voor succes.

Of je nu een kleinschalige opendeurdag organiseert, een netwerkevent plant voor ruim honderd aanwezigen of een beurs houdt waar je duizend bezoekers naartoe wil lokken, social media zijn een ideale manier om geïnteresseerden te bereiken, hun interesse te wekken en die interesse levendig te houden. Niet alleen tot je event doorgaat, maar ook tijdens je event en zelfs tot ver erna.

Vóór we onze social media eventmarketingtips op je loslaten, eerst het volgende.

Timing is everything: start je eventcampagne vroeg (genoeg)

Om een maximaal rendement uit je eventpromotie te halen, is een doordachte aanpak met een concrete planning een noodzaak. Helaas is dat niet altijd zo eenvoudig over te brengen naar de praktijk. Events krijgen nu eenmaal vaak pas gaandeweg vorm, maar de promotie ervan kan niet blijven wachten tot het volledige programma 100% vastligt.

Integendeel, hoe sneller je eraan begint, des te groter je slaagkansen om het bij zoveel mogelijk gegadigden op hun radar te zetten.

Een klein event vraagt minstens een actieperiode van 6-8 weken, een groot event makkelijk 6+ maand. Gigant-eventen als Web Summit (53.000+ attendees) en Inbound (18.000+) starten hun nieuwe editie onmiddellijk na het einde van het huidige event.

Gelukkig kun je in de periode tussen het eerste aanzet en de dag waarop je event doorgaat, heel wat doen. En het best van al: met een goed plan hoeft het niet eens enorm veel tijd te kosten.

Ga voor de promotie van je event aan de slag met deze concrete 10 tips, en je bereikt gegarandeerd een grotere en relevante doelgroep.

Tip #1: Zorg voor de perfecte hashtag

Het eerste punt op de planning van iedere eventpromoter die van social media gebruik wil maken, is het verzinnen van één supersterke hashtag die je aan werkelijk al je eventcommunicatie kan verbinden. Ga hier vooral niet licht over; de hashtag moet doorheen je promotiecampagne haast een synoniem worden voor je event.

Let er dus op dat de hashtag uniek is, meteen herkenbaar en makkelijk te onthouden. En bovenal: gebruik hem echt altijd en overal wanneer je over je event communiceert – zowel op als naast je social media-kanalen.

• #mozcon, #inbound, #websummit, #cmworld: goede hashtags!
• #fml voor het Forrester Marketing Leadership Forum? Niet zo.

(#fml staat voor #FuckMyLife, een hashtag die gebruikt wordt wanneer er iets ergs of beschamend gebeurd is in je leven):

Tip #2: Maak een eventpagina aan op Facebook

Of je nu een B2B- of B2C-event plant, een eventpagina aanmaken op Facebook is een must. Zo’n pagina biedt namelijk een aantal unieke mogelijkheden, waardoor je ze als centrale hub kan gebruiken voor je promotie op social.

Verwijs er dus ook naar in je boodschappen op andere social media-platformen, koppel ze aan je bedrijfspagina en zorg ervoor dat de informatie op je eventpagina steeds up-to-date is.

Selecteer aantrekkelijk beeldmateriaal om de pagina aan te kleden, vul de basisgegevens in (data, opzet, locatie, je (event)website enzovoort) en vul de gegevens aan naarmate je event een vastere vorm krijgt.

Tip #3: Plan je sleutelposts in sync met je eventplanning

Bij betalende events waar aanwezigen van tevoren moeten intekenen, is het een noodzaak om op je website meteen een landingspagina te voorzien waar ingeschreven kan worden. Bekijk of het opportuun is om vroege beslissers een voordelig tarief te gunnen, en leg ook vast wanneer de registratiedeadline valt.

Of voorzie zoals CMWorld een pre-registratiemogelijkheid, als je registratie er nog niet is:

Door dit ruim van tevoren in te plannen, kun je doordacht naar die data toewerken in je communicatie op social en hier eventuele acties op afstemmen.

Denk bijvoorbeeld aan early bird-specials, voordeelcodes voor wie voor een bepaalde datum intekent, publiekswedstrijden voor de volgers van je eventpagina, enzovoort.

Vergeet ook niet in je contentplan voldoende ruimte voor échte content te voorzien om naar je event toe te werken. Meer info over hoe je content, marketing automation en social inzet voor je events? Contacteer ons dan (we hebben zelf 50+ events gehost) of download het ebook 'Waarom je nu met Inbound Marketing moet starten (en wat het precies is)"

Tip #4: Selecteer de kanalen waar je doelgroep aanwezig is

Zoals we in eerdere blogposts al aangaven, bieden verschillende social media-kanalen verschillende mogelijkheden. Niet alleen wat de formats van je posts betreft, ook de gebruikersprofielen die je er aantreft verschillen sterk. Ga dus zeker even na welke platformen het best bij jouw opzet aansluiten, en welke specifieke mogelijkheden ze eventueel bieden voor jouw promotie-inspanningen.

In deze is er geen verschil met je reguliere Buyer Persona: denk na welke doelgroep je wil bereiken, welke vragen ze hebben en waar je ze onder andere kan bereiken.

Kanalen waarop je al een sterke aanwezigheid hebt opgebouwd met je bedrijfsaccount(s) neem je zeker op in dat lijstje, maar mogelijk zijn er ook enkele bij waar je specifiek voor je event een account wil aanmaken (bron: Maximillion):

Tip #5: Betrek al je kanalen in de mix

Verlies ook je klassieke kanalen niet uit het oog wanneer je jouw event gaat promoten. Promoot je event absoluut in je mailings, plaats banners op je website, vermeld het in advertenties in print media (indien je die gebruikt), POS-materiaal (indien je in de retail zit), verwerk het in een tijdelijk aangepaste handtekening onder je e-mails enzovoort.

Verwijs daarbij naar jouw hashtag en je eventpagina op Facebook, zodat je mogelijkheden voor interactie creëert en de interesse verder kan opkrikken langs die weg.

Een ander voorbeeld is de podcast van CMI - waarbij ze geregeld hun event vermelden in de uitzending zelf (hieronder de shownotes):

Tip #6: Bouw de spanning gestaag op

Gaandeweg zul je bij de voorbereiding van je event nieuwe blikvangers kunnen toevoegen aan de line-up: een lijst met sprekers die hun aanwezigheid bevestigd hebben, workshops, demonstraties, attracties, animatie enzovoort.

Post regelmatig updates op social wanneer je dergelijke nieuwe toevoegingen bevestigd ziet in je organisatieplanning, en voeg ze toe aan je eventpagina op Facebook en de landingspagina op je website.

Plan deze posts wel doordacht in: je wil enerzijds zo snel mogelijk relevante blikvangers aankondigen om je event wat body te geven, maar je wil ook niet al je kruid in één keer verschieten.

Ga dus op zoek naar een goede balans en bouw de spanning gestaag op, zodat je doorlopend de aandacht op je event gericht houdt. Creatieve invalshoeken bedenken is hier de boodschap.

Tip #7: Bedenk acties met een meerwaarde

Denk ook op tijd na over teasers en acties voor periodes waarin er weinig nieuwe toevoegingen zijn aan de eventaffiche. Je kan geïnteresseerden bijvoorbeeld een blik achter de schermen gunnen met foto’s en video’s, beelden van voorgaande events delen, contentitems delen van op jouw blog waarin je de aanwezige sprekers voorstelt, enzovoort.

Zolang het relevant is voor je doelgroep en het de aandacht op je event gericht houdt, is het het overwegen zeker waard. Ook acties met vouchers voor je event of give-aways met gratis tickets kunnen voor heel wat gedeelde posts en positieve publiciteit zorgen.

Tip #8: Samen sterk

Een event organiseer je nooit alleen. Jij mag dan wel de organisator zijn, maar ook de partijen waarmee je samenwerkt voor je event hebben er baat bij dat het een succes wordt.

Connecteer op social dus met je sprekers, merken die aanwezig zijn op je event of partijen die voor animatie instaan, en deel elkaar posts op social.

Spreek eventueel zelfs van tevoren af met de aanwezigen die je affiche vullen dat ze ruchtbaarheid zullen geven aan je event op hun eigen social media-kanalen. Dit garandeert extra bereik en visibiliteit voor alle betrokkenen.

Tip #9: Betaald bereik als versterker

Maak een budget beschikbaar voor betaalde promotie op social media, zelfs al gaat het om een erg beperkt bedrag.

Wanneer je een event organiseert op een nieuwe locatie of voor het eerst een event laat doorgaan voor een nieuwe doelgroep, dan is dit een no-brainer. Het is immers een unieke gelegenheid om een relevante doelgroep te bereiken die jouw bedrijf, merk of event nog niet kent.

Maar daar stopt het niet: je kunt er ook leads mee bewerken die al verder in de Funnel zitten door middel van remarketing. Met de custom audiences (aangepaste doelgroepen) van Facebook is het bijvoorbeeld mogelijk om advertenties te tonen aan mensen die je (event)website al bezocht hebben, maar nog niet zijn ingeschreven voor je event. Dit kan een prima middel zijn om oprecht geïnteresseerde twijfelaars of late beslissers toch nog over de streep te trekken.

Tip #10: Kijk ook al verder

Kijk ook al even vooruit naar je event zelf, en denk specifiek na over twee zaken: hoe kun je jouw event nog verder promoten tijdens het event zelf, en welke content kun je uit je event halen? Die content kun je gebruiken in een afrondende post na afloop van je event of bij de promotie van een volgend event dat je organiseert.

Maar ze kan ook gewoon een prima aanvulling zijn voor je bedrijfsblog of latere posts op social. Door hier op voorhand rekening mee te houden, maak je je leven een stuk makkelijker bij je volgend event.

Een event promoten stopt natuurlijk niet met social alleen. Ook marketing automation speelt bij events een belangrijke rol. Bekijk hier een uitgewerkt voorbeeld van een drip campagne voor een event van J. Boye.

Weten hoe je content, marketing automation en social inzet voor je events? Contacteer ons dan (we hebben zelf 50+ events gehost) of download het ebook 'Waarom je nu met Inbound Marketing moet starten (en wat het precies is)":