Met de workflow tools van HubSpot kun je processen voor je commerciele team automatiseren, schalen en verhoog je de efficiëntie van je team. De afgelopen tijd heeft HubSpot flink gesleuteld aan de workflows. We lijsten voor jou netjes op wat er is gewijzigd, en hoe dat voor jou nuttig kan zijn.
Sommige opties zijn op moment van schrijven nog in Beta, maar de meeste features zijn al beschikbaar!
Vertrouwd met HubSpot's workflows?
HubSpot workflows-tool kan je beschouwen als de pure marketing automation. Je kiest je startcriteria, en tekent vervolgens een scenario uit die moet lopen. Dat scenario kan een veelvoud van zaken zijn, van communicatie (extern of intern), tot het aanmaken van taken, deals, en zoveel meer. We love it - deze toolset maakt het je leven zoveel makkelijker.
NEW: If, Else If, Else If, Else
Altijd handig in een workflow: een andere actie voorzien voor een verschillende situatie (een If/then dus).
Waar je vroeger enkel de mogelijkheid had voor één If/then, heb je nu tot 20 else/if'en!
Een eenvoudig voorbeeld, waarbij je de acties laat afhangen of iemand een klant is dan wel MQL of SQL:
NEW: Delay Until event happens
In een workflow kan je een volgende actie afhankelijk maken van een 'event':
Zo'n event definieer je vervolgens zelf
Concreet voorbeeld?
Je stuurt een pak prospecten een mail toe. Als (als!) ze klikken op de link van deze mail wil je ze een volgende mail bezorgen.
Of nog: je hebt een lead nurturing sequentie geactiveerd. Indien iemand jouw productvideo-pagina bezoekt, dan wil je intern je salesteam verwittigen.
NEW: Delay until a day or time
Minder spectaculair dan hierboven: je kan een wachttijd instellen voor een volgende actie naar weekdag en/of tijdstip.
Waarna je een keuze maakt:
NEW: Clone/Copy workflow actie
Handig! Nu kan je workflow acties en volledige branches clonen en kopieren op een andere positie in je workflow:
Na het clonen kan je de actie plakken in je workflow:
NEW: Go-to actie
Een van mijn favorieten! Als je op een punt bent gekomen in een workflow en het vervolg heb je in een andere branch afgewerkt, dan kun je van de Go-to actie gebruik maken.
NEW: Enroll in een andere workflow
Deze gebruiken we veel bij leadstreet. Grotere, complexe workflows kunnen onoverzichtelijk worden, en vaak zijn bepaalde acties in verschillende workflows hetzelfde.
Een voorbeeld;
Je hebt een MQL lead nurture campagne opgezet in een workflow. Op het einde van de flow:
- Creëer je een task voor je salesteam
- Stuur je hen een interne mail
- Of je stuurt een SMS.
Als je een nieuwe workflow maakt die basically hetzelfde doet, dan kan je overwegen om hiervan een aparte (sub)workflow te maken zonder enrollment criteria. Die nieuwe workflow kun je dan oproepen vanuit alle nurture workflows.
NEW: Add to ads audience
Je kan vanuit een workflow een contact in een Add-audience lijst plaatsen. Die lijst kun je dan gebruiken binnen je Google/Facebook/LinkedIn advertentie-integratie om die contacten te (re)targeten.
NEW: Add comments
Een comment plaatsen bij een bepaalde fase van je workflow. Het lijkt evident, maar tot voor kort kon je dit niet.
Dit is vooral interessant bij complexe(re) workflows & om je collega’s wat feedback te geven over het hoe en wat van deze flow. Een korte uitleg kan wonderen doen en tijd uitsparen.
NEW: Handige presets bij de general settings
Je kan een workflow uitvoeren tijdens de werkdagen of op een specifiek moeten. Nu zijn er wat handige voorgedefinieerde momenten toegevoegd:
NEW: Overzicht van acties en enrollment
Onder de history tab krijg je nu extra data te zien. Eerst en vooral kun je nu zien wanneer en door wie de workflow werd aangepast (Aaaarggh -je collega heeft het verknoeid 🤬).
Of je wil even kijken hoe de vorige versie van je flow er weer uitzag. Daarnaast heb je een pak filters ter beschikking waardoor je meer zicht hebt op contacten en acties die gebeurd zijn in je workflow.
NEW: Bulk delete & filters in workflow overview
Voor je het weet, bulkt je portaal uit van de oude workflows.. Vanaf nu kun je meerdere niet gebruikte workflows samen deleten.
Wist je dat HubSpot limieten heeft? Hier heb je een mooi overzicht van die limieten. Zo kan je maximaal 300 workflows aanmaken in een HubSpot Professional en 1.000 in een HubSpot Enterprise. Normaal gezien méér dan genoeg 😇
Synchroniseer de timeline activiteit
Zoals je weet zie je in HubSpot bij elk object (contact, company, deal, ticket) dezelfde informatie:
- bovenaan een algemene navigatie
- links een sidebar met de object properties van dit record
- midden de timeline van het record
- rechts een sidebar de relaties
De timeline kan je nu 'meegeven' van het ene object naar het andere bij het aanmaken van een deal, ticket, ... in een workflow. Je geeft zelf aan hoeveel van de activiteit je wil doorkopieren.
Voorbeeld: hier kopieer je de tijdslijn van een contact door naar de tijdslijn van een deal:
NEW: ABM Ideal Customer Profile tier
Gebruik je Account Based Marketing binnen HubSpot, en de daarbij horende ABM Tiers? Dan kan je die tiers instellen via workflows:
NEW: Exporteer je workflow
Wanneer je in een workflow klaar hebt kun je nu overwegen om die te exporteren als een beeld/image.. In de rechterbovenhoek onder de more knop vind je de export functie
New: Workflows en merged contacts
Stel. Je hebt 2 contacten (mailadressen) in je database, maar wil die graag samenvoegen (mergen). Hoe gaan workflows daar mee om?
Vanaf mu kun je zelf instellen of een merged contact in aanmerking komt om in een workflow te enrollen of niet.
