Eén van de topfeatures die op Inbound 2020 werd aangekondigd door HubSpot is Custom Objects. Maar wat zijn die Custom Objects precies, en vooral, hoe kan jij die gebruiken? We duiken er in, met praktische voorbeelden en tal van use cases.
De 4 standaard Hubspot-objecten
In HubSpot kan je standaard gebruik maken van vier standaard Objecten: contacten, bedrijven, deals en tickets. Binnen elk object kan je Records creëren en iedere Record kan velden bevatten.
Naast de standaard velden kan je zelf extra velden aanmaken in HubSpot. Zo heb je een flexibele omgeving waarin je je contacten, bedrijven, deals en relaties kunt beheren, en kan je mailen en automatiseren.
Hoewel de huidige set-up best krachtig is voor een standaard oplossing, is het voor sommige bedrijven en/of gebruikers niet voldoende.
Sommige gebruikers hebben immers nood aan een extra Object om bijv. bestellingen bij te houden of events die gelinkt zijn aan een contact, bedrijf of deal te beheren.
Custom Objects: de joker voor alle extra data
Indien de vier standaard objecten niet voldoen, kan je voortaan overwegen om zelf een Custom Object aan te maken, de velden van dit nieuwe Object te definiëren en deze te linken aan een ander Object.
Zodra dit Object is aangemaakt en de velden gedefinieerd zijn kan iedereen die gebruiken binnen HubSpot.
Custom Objects is een Enterprise feature, dus je hebt minstens één HubSpot Enterprise-licentie nodig (Marketing, Sales, Service of CMS) binnen je portaal om hiervan gebruik te maken.
Alles wordt helder met een voorbeeld
Om het concreet te maken zullen we in de verdere uitleg in dit artikel een Custom Object 'Shipment' gebruiken. Shipments zijn gelinkt aan deals en houden een transport bij die bij een deal hoort.
Hieronder volgt een (bij momenten wat) technische uitleg over de Custom Objects. Wil je direct in een aantal use cases duiken? Hoe wij die custom objects in de praktijk zien te gebruiken. Spring dan hier onmiddellijk naar die voorbeelden!
Hoe ga je van start binnen jouw HubSpot-portaal?
Op dit moment kan je enkel via de API een Custom Object definiëren. Wij konden dit de afgelopen maand in Bèta testen en dat werkte vlot. Hier vind je de technische handleiding.
Zodra het Object gedefinieerd is, is het volledig bruikbaar zoals alle andere Objecten. Je kan Records aanmaken, extra velden creëren en filteren, net zoals je dat doet met contacten, companies, deals en tickets.
In ons voorbeeld hierboven hebben we een Shipment Object gemaakt met een tiental properties.
Hoe ga je naar het Custom Object-overzicht?
Ga naar je contactoverzicht en gebruik daar het dropdownmenu in de linkerbovenhoek. Selecteer vervolgens het Custom Object naar wens - 'Shipments' in dit voorbeeld - om het Shipment overzicht te openen.
Vanaf nu volg je de HubSpot-logica zoals bij alle andere objecten 😀.
Een Record creëren doe je zo
- vanuit het Objectoverzicht via de oranje knop rechtsboven;
- of vanuit het gelinkte Object in de rechter sidebar;
- of vanuit een Contact Workflow.
Hoe ziet een Custom Object Record eruit?
Net zoals bij de andere standaard Objecten zie je op een Recordfiche van een Custom Object:
- links de properties die aan het Record gekoppeld zijn;
- in het midden de activiteit van een Record;
- in de rechter sidebar de gelinkte Objecten.
Custom Objects en workflows
Eén van de zalige zaken aan een HubSpot-object is dat je perfect een workflow kan bouwen met dat Custom Object. En de Custom Object-eigenschappen (properties) gebruiken om de workflow te initialiseren, er een if rond te bouwen of je automatisatie verder uit te rollen.
Bijvoorbeeld: als het veld van Shipment op geleverd staat, triggert dit een automatische mailsequence, met een vraag of alles prima is én een opvolgmail met vraag tot review. Zalig toch?
Je kan een ander soort workflow gebruiken om een Custom Object Record aan te maken. Zo kan je een vanuit een Contact Record Workflow een Shipment Record aanmaken en de waarden van een property dupliceren en overnemen.
Kan je Custom Objects importeren?
Je kan de bestaande importfunctie gebruiken om Custom Object records te importeren. Zodra je je import file hebt aangemaakt, kan je je Custom Object record importeren. Dit kan natuurlijk ook via de API.
Association Cards aanpassen
In ons voorbeeld hebben we Shipments gelinkt aan deal. Vanuit een deal Record kan je in de rechter sidebar een Shipment aanmaken of toevoegen. Zodra de Record is gekoppeld, is deze zichtbaar. De look van de Associated Card kan aangepast worden. Ga naar CRM properties in de General Settings en klik daar op Record Customization.
Hoe het Record Shipment wordt weergegeven in de linker sidebar kan je uiteraard ook personaliseren:
Rapporteren op Custom Objects
De Custom Object properties zijn beschikbaar om enkelvoudige rapporten te maken. Op moment van schrijven zijn cross-object reports niet mogelijk met Custom Objects (coming soon).
Waar kan ik HubSpot Custom Objects voor gebruiken?
Hieronder lijsten we enkele ideeën op van hoe je Custom Objects kan gebruiken. Maar er zijn natuurlijk honderden andere oplossingen te bedenken voor hoe en waar je Custom Objects kan gebruiken.
Use case 1: Events
Voor het beheer van events is HubSpot niet 100% geschikt, want je kan eigenlijk enkel het laatste event opslaan (die property wordt telkens overschreven). Niet echt handig, dus. Je kan slechts één event afhandelen, of je moet steeds nieuwe properties aanmaken.
Voortaan kan je een Custom Object 'Event_deelname' creëren en deze linken aan het default Contact Object. We schrijven onze denkoefening even uit:
Het eventdeelnameobject heeft volgende properties:
- event_deelname.eventnaam
- event_deelname.datum
- event_deelname.locatie
- event_deelname.aantal_personen
Op je website heb je een standaardformulier ter beschikking om de inschrijving van een event te registreren met volgende velden:
- contact.voornaam
- contact.familienaam
- contact.email
- contact.event
- contact.event_datum
- contact.event_aantal_personen
Zodra het formulier wordt verzonden, kan je een workflow activeren:
- Trigger form submit & contact.event is known
- Wacht 2 minuten
- Verstuur ontvangstmail
- Creëer een nieuw event_deelname record met volgende gegevens:
- copy contact.event > event_deelname.eventnaam
- copy contact.event_datum > event_deelname.datum
- copy contact.event_aantal_personen > event_deelname.aantal_personen
- associeer eventdeelname aan contact
- Wis properties:
- wis contact.event
- wis contact.event_datum
- wis contact.event_aantal_personen
Vanuit het contact kan je nu alle events opgelijst zien waaraan deze persoon deelnam en niet enkel het laatste event. Wunderbar!
Use case 2: Beheer van verzendingen
Denk aan een situatie waarbij bij elke salesdeal één of meer producten verzonden moeten.
Je kan het Custom Object Shipment associëren met het Object Deal en zo elke keer wanneer een deal wordt gesloten, automatisch een Shipment Record creëren. Bij een gesplitste zending, kan je indien nodig een extra Shipment Record aanmaken.
Use case 3: e-commerce tickets beheren in HubSpot
We weten allemaal dat HubSpot een e-commerce bridge heeft, maar die kan een beetje overkill zijn. Een deal aanmaken lijkt soms ook 'té', zeker wanneer je die alleen maar nodig hebt voor rapportering- of marketingdoeleinden.
Je kan vanuit je e-commerce omgeving bij iedere verkoop een API-form submit instellen naar HubSpot. Dit formulier kan je vervolgens opvangen in een workflow en wegschrijven in een Custom Object Verkoop. Dit Custom Object is gelinkt aan een contact.
Telkens wanneer je een contact bekijkt in HubSpot zie je een oplijsting van al je verkopen aan die persoon.
Use case 4: Factuur linken aan ticket bedrijf
Stel dat je als marketeer alle facturen nodig hebt in HubSpot voor analyse, reporting, … dan maak je voortaan een Custom Object Facturen aan en koppel je het aan Companies.
Iedere factuur voeg je in HubSpot toe:
- via de API;
- of via een API-form submit met workflow;
- of via een maandelijkse import.
Nu heb je alle facturen ter beschikking en wordt het pas helemaal interessant als je Cross-Object Reporting kan gebruiken.
Conclusie
Custom Objects zijn een bijzonder grote stap in de HubSpot Sales Hub/CRM. De mogelijkheden om een fantastisch, functioneel, UX-vriendelijk ecosysteem uit te bouwen zijn eindeloos.
Wil je graag weten wat HubSpot voor jouw bedrijf kan betekenen of wil je graag de nieuwste features van HubSpot optimaal voor jouw bedrijf inzetten. Wij helpen je graag. Kennismaken?
