Als je echt met content aan de slag gaat, dan kun je niet zonder contentkalender of ‘redactionele plank’, in ouderwetse uitgeverstermen. Liefst een dynamische kalender waarin je taken voor het bloggen kunt toewijzen en contentprojecten kunt organiseren. Excel valt daarbij snel af. Trello daarentegen? Een perfecte tool.
Wijzelf gebruiken Trello intensief voor onze eigen blog en die van een pak klanten. Zelfs grote nieuwssites zoals Mashable en The Changelog zijn Trello-adepten, laten we ons vertellen. Het is dan ook heel gebruiksvriendelijke samenwerkings- en projectmanagementsoftware die je kan gebruiken voor het managen van elk contentproject, zoals bloggen, het schrijven van een ebook of het maken van een infographic.
Trello geeft je overzicht en structuur in de contentplanning: je ziet in één oogopslag welke items in productie zijn. Je kunt collega’s en medewerkers verantwoordelijk maken voor een project. Zodra de deadline nadert, krijgen die automatisch een persoonlijk bericht met de melding dat ze voort moeten maken (maar dan vriendelijk geformuleerd). Trello vormt zo een prima stok achter de deur bij het op gang houden van de contentstroom, zonder dat je zelf mensen aan hun jas hoeft te trekken.
Maak verschillende ‘borden’ aan voor je diverse projecten, bijvoorbeeld: ‘Corporate blog’, ‘Klant X’, ‘Klant Y’, of gebruik Trello als event planner. Binnen een project maak je vervolgens lijsten aan voor de verschillende stadia van contentproductie, zoals: ideeën, in productie, eindredactie en gepubliceerd.
Een voorbeeld van een Trello-bord voor een website-ontwikkeling:
Aan elke lijst kun je vervolgens een ‘kaart’ toevoegen met daarin een voorstel voor een nieuw item. De kaarten ‘reizen’ van links naar rechts door de lijsten heen, om uiteindelijk aan te komen in het eindstation, de lijst die je waarschijnlijk 'Gereed', 'Done' of 'Klaar ermee' noemt.
Elke kaart kun je verrijken met bijlagen, links en uitleg. Wijs de kaart toe aan de beoogde auteur en voeg betrokken medewerkers zoals accountmanagers of een eindredacteur toe. Zij kunnen de correspondentie volgen en eigen opmerkingen plaatsen (elkaar aanspreken kan door @[gebruikersnaam] te typen binnen een kaart - je krijgt die feedback ook binnen in je mailbox).
Elke kaart vormt zo een mini-archief voor research en correspondentie rondom een bepaald contentitem. Met gekleurde labels kun je het thema aangeven, bijvoorbeeld: Marketing, Sales, Design, SEO.
We nemen je even mee door de verschillende lijsten voor contentproductiestadia op ons eigen leadstreet Trello-bord.
In de lijst 'Ideeën' kunnen onze schrijvers kaarten toevoegen met suggesties voor nieuwe contentonderwerpen. Zo vinden we in de ideeënlijst zaken als ‘Hoe content goed promoten op LinkedIn’, toegevoegd door onze Geert; ‘Sales prospecting’ , een suggestie van Valerie; en ‘Hoe een goede website tot resultaten leidt', geopperd door één van de Johans.
Ideeën die zijn gepromoveerd tot content-to-be komen in deze lijst terecht. Hier wijzen we kaarten toe aan één of meerdere auteurs, en kan het verzamelen van achtergronden en inzichten beginnen.
This is where the magic happens! Hier betaalt Trello (het is gratis, trouwens) zich echt uit. Discussies tussen redactieleden, links naar extra informatie, een conceptartikel bijgevoegd als attachment: het gebeurt allemaal binnen één en dezelfde kaart. Tip: als je werkt met een drukbezette designer, dan is het raadzaam die in dit stadium ook al toe te voegen. Dan kan hij/zij alvast nadenken over de graphics.
Onze eerste opzetten plaatsen we meestal onmiddellijk in HubSpot, in de Composer-tool (een afgeslankte versie van de blogtool waarin het fijn schrijven is zonder afleiding, je kan delen met collega's en je comments kan plaatsen:
(Het antwoord op de vraag: blogpost - kort of lang lees je hier)
De lijst 'Prio' betekent bij leadstreet: “Hier moeten we dringend iets aan doen.” Hierin staan de items die we echt snel op onze blog willen hebben. Bijvoorbeeld omdat Google een update heeft gedaan die een impact heeft op SEO, waarvan we onze doelgroep snel op de hoogte willen stellen. Of omdat we willen scoren op een specifieke set keywords.
Het schrijven zelf doen we verder in de Composer-tool van HubSpot, waarna we 'm doorpushen naar de blogtool zelf, er de nodige grafische elementen plus CTA's aan toevoegen, alsook een SEO-optimalisatie voorzien:
Als contentmakers met een achtergrond in de uitgeverswereld werken wij consequent met een eindredacteur. Die kijkt met een frisse blik naar de content, pakt kromme zinnen aan, checkt of de tone-of-voice klopt en haalt typefouten eruit. Ja, het kost je wat centen (maar dat valt echt goed mee). Maar... het is onmisbaar voor een professioneel-zakelijke blog!
In deze lijst zetten we dus onze stukken voor de eindredacteur klaar. Die stelt af en toe een vraag binnen de kaart of spreekt ons al dan niet bestraffend toe (ook dat valt echt goed mee). En laat weten dat het item klaar is voor publicatie.
Zoals we op Inbound 2016 hebben geleerd, is de distributie van je content minstens even belangrijk als de creatie ervan. Zodra een item de stempel ‘goedgekeurd’ heeft, verhuist het naar onze lijst 'Social Publishing / Distributie'. Hier voegen we een Checklist toe aan de kaart, weer zo’n leuke functie van Trello.
Voor het betere planning- en distributiewerk op social media gebruiken we uiteraard onze favoriete tool, HubSpot.
Welke content is ingepland voor publicatie? Deze lijst laat het ons zien.
Zo, de content is gepubliceerd. Klaar! Of toch niet? Want je moet natuurlijk met je content aan de slag blijven. Deel de boodschap nog eens op een ander platform of in een andere vorm. Belicht een tweede of derde conclusie of spreek een nieuwe doelgroep aan. Zorg dat je content up-to-date blijft, vul aan met nieuwe informatie en houd bezoekers en Google tevreden.
Idee: voeg aan elke kaart in deze lijst de statistieken van de socialmediadistributie toe. Mental note - eigenlijk zouden we deze lijst moeten hernoemen naar 'Work in progress'.
Hierboven zag je de lijsten zoals wij ze bij leadstreet gebruiken in Trello. Maar je kunt de tool natuurlijk gebruiken naargelang je eigen behoeften. Trello gebruikt bijvoorbeeld ook de kaarten ‘Graphics, ‘On Hold’ (voor artikelen waar te weinig voortgang in zit), ‘Researching’ en ‘Scheduled’. Ga er gewoon mee aan de slag, experimenteer en zet de tool naar je eigen hand.
Een handige feature van Trello is de kalenderweergave. Klik rechtsboven op ‘Kalender’ voor een overzicht van welke content is ingepland voor welke dagen.
De belangrijkste functies van Trello zijn gratis beschikbaar: onbeperkt borden, lijsten, kaarten en checklists aanmaken en bijlagen tot 10 MB toevoegen.
De betaalde versie, Business Class, biedt extra opties zoals: zwaardere bijlagen, aanpasbare looks en integratie met tools zoals Mailchimp, Dropbox en Evernote. Ook kun je als betalende abonnee uitnodigingen met beperkte toegang sturen voor borden, als je bepaalde informatie in Trello liever afschermt.
Maar eigenlijk behoeft Trello amper uitleg. De software is heel intuïtief en je kunt er alle kanten mee uit, zonder dat het onoverzichtelijk wordt. En omdat je opmerkingen kan toevoegen aan de kaarten, scheelt het enorm veel zoekwerk in e-mails! Hier kun je een demobord van Trello bekijken en uitproberen.
Wil je jouw contentplanning makkelijker en vooral ook leuker maken, dan is Trello dus dé ideale oplossing. Het is een intuïtieve, visuele manier om content te organiseren. Hoeveel kaarten je ook hebt, door ze overzichtelijk onder te brengen in lijsten, voorkom je het gevoel te verzuipen in content. Je behoudt het overzicht en kunt items altijd terugvinden. Zoveel makkelijker dan zoeken naar comments of Word-documenten in je mailbox!
Een Trello-bord uitwerken zoals hierboven is makkelijk. Je contentproductie gaande houden? Net wat lastiger. Zeker als je bovendien een contentstrategie hebt opgesteld én een duidelijke Inbound Funnel hebt gebouwd. Twijfels over jouw contentproces en of jouw content wel de juiste doelen najaagt? Geef ons een seintje, en download alvast het ebook 'Content strategy for Inbound':